Mise à jour - 4 octobre 2018


1. La Loi du 18 septembre 2017 transposant la 4ième directive européenne anti-blanchiment du 20 mai  2015 (directive UE 2015/849) a notamment instauré un registre des bénéficiaires effectifs dénommé « registre UBO » (Ultimate Beneficial Ownership). L’arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO a été publié au Moniteur Belge du 14 août 2018 et entrera en vigueur le 31 octobre prochain.

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2. En substance, la Loi du 18 septembre 2017 prévoit l’obligation pour les sociétés constituées en Belgique, les a(i)sbl, les fondations, les trusts, les fiducies et autres constructions similaires de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs et de les communiquer au registre UBO.

A noter que toutes les formes de sociétés sont visées, des sociétés cotées jusqu’aux sociétés de droit commun.

3. La notion de bénéficiaire effectif est définie de manière détaillée à l’article 4, 27° de la Loi et vise la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent l’entité visée.

Pour ce qui est des sociétés, il s’agit, en résumé, des personnes physiques i) qui possèdent directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société (la possession, directe ou via une participation détenue par une ou plusieurs sociétés, de plus de 25% de droits de vote ou du capital étant un indice de pourcentage suffisant) ou ii) qui exercent le contrôle de la société par d’autres moyens. A défaut d’identification d’une personne physique remplissant les conditions i) ou ii) susvisées, les bénéficiaires effectifs seront la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal.

Pour les a(i)sbl et les fondations, les bénéficiaires effectifs sont, en résumé, les administrateurs, délégués à la gestion journalière, fondateurs, les personnes ou catégories de personnes dans l’intérêt principal desquelles l’association a été constituée ou toute autre personne exerçant par d’autres moyens le contrôle de l’association. Pour les fiducies ou les trusts, il s’agit du constituant, des fiduciaires ou trustees, du protecteur, des bénéficiaires ou catégories de personnes dans l’intérêt principal desquelles la fiducie ou le trust ont été constitués ou de toute autre personne exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust.

Les catégories de bénéficiaires effectifs listées ci-dessus sont cumulatives.

4. L’arrêté introduit une distinction entre le bénéficiaire effectif direct et le bénéficiaire effectif indirect (celui qui « possède ou contrôle le redevable par l’intermédiaire d’une ou de plusieurs entités juridiques »).

Le rapport au Roi précise que le concept de bénéficiaire effectif indirect vise à identifier les bénéficiaires qui bénéficient d’un intérêt effectif ou d’un contrôle qui passe par l’intermédiaire d’autres structures, y compris des entités juridiques étrangères.

5. L’arrêté royal du 18 juillet 2018 transpose partiellement la 4ième directive anti-blanchiment et, par anticipation, la 5ième directive anti-blanchiment du 30 mai 2018 (directive UE 2018/843) qui modifie la 4ième directive.

Le rapport au Roi indique que la création du registre UBO et l’identification précise des bénéficiaires effectifs permet également à la Belgique de se conformer aux recommandations du GAFI et de répondre aux exigences relatives à l’échange de renseignements à des fins fiscales de l’OCDE.

6. L’arrêté introduit le concept de redevable d’information, à savoir les entités visées au point 2 ci-avant.

L’obligation de transmission des informations au service de l’Administration Générale de la Trésorerie qui est chargée de la tenue du registre UBO incombe aux redevables d’information – plus précisément à leurs administrateurs – et non aux bénéficiaires effectifs eux-mêmes.

En règle générale, les informations devront être mises à jour au moins une fois par an.

Les administrateurs ou gérants de sociétés devront toutefois transmettre au registre UBO dans le mois les informations dont ils disposent sur leurs bénéficiaires effectifs.

L’alimentation du registre doit se faire via le portail MyMinFin. Le registre est opérationnel depuis le 27 septembre dernier.

7. L’arrêté royal impose aux sociétés constituées en Belgique de communiquer au registre UBO principalement les informations suivantes concernant chacun de leurs bénéficiaires effectifs : i) noms, prénom, jour/mois/année de naissance, nationalité(s), pays de résidence, adresse complète de résidence, date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif, numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour (ou équivalent à l’étranger), ii) de quel type de bénéficiaire effectif il s’agit, iii) s’il est direct ou indirect, iv) si la personne remplit les conditions de manière isolée ou en coordination avec d’autres personnes, v) lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect, l’identification complète de chacun des intermédiaires, vi) le pourcentage des parts ou de droits de vote détenus et vii) en cas de détention ou de contrôle indirect, le pourcentage de parts ou de droits de vote pondérés détenus dans la société.

8. Les a(i)sbl et fondations constituées en Belgique devront communiquer au registre UBO des informations similaires à celles devant être données pour les bénéficiaires effectifs de sociétés, sauf celles relatives à l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans de telles structures.

L’arrêté impose aux trustees et fiduciaires qui administrent des trusts, fiducies ou entités juridiques similaires depuis la Belgique de recueillir et conserver des informations équivalentes sur leurs bénéficiaires effectifs et de les communiquer au registre UBO.

9. Les données du registre UBO seront accessibles non seulement aux autorités compétentes et entités assujetties (notamment le Ministère des Finances, les autorités fiscales, la CTIF, la Police, la BNB, la FSMA, les réviseurs d’entreprises, experts comptables, avocats notaires, huissiers, etc.), mais également à tout « membre du grand public », et ce en application de la transparence accrue instaurée par la 5ième directive anti-blanchiment.

Le  grand public n’aura toutefois pas accès au prénom, jour de naissance exact, adresse complète de résidence et numéro d’identification au Registre national ou équivalent des bénéficiaires effectifs.

Les membres du grand public ne pourront effectuer de consultations que sur la base du nom d’une entreprise ou de son numéro BCE et non effectuer une recherche par le nom de bénéficiaires effectifs. Ils devront par ailleurs s’identifier et les logs de consultation seront conservés. Ils devront enfin s’acquitter de frais administratifs.

A noter que pour les autres entités juridiques – a(i)sbl, fondations, trusts et fiducies – le grand public ne bénéficiera pas d’un accès direct. Il devra introduire une demande d’information spécifique à l’Administration de la Trésorerie et justifier d’un intérêt légitime qui doit être lié à la lutte contre le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme et des activités liées.

10. La consultation des données du registre sera opérée sans en informer les redevables d’information ou bénéficiaires effectifs concernés.

11. Les bénéficiaires effectifs seront informés par l’Administration de la Trésorerie de leur inscription dans le registre UBO et les informations enregistrées à leur nom leur seront communiquées une fois par an.

Les bénéficiaires effectifs pourront prendre connaissance des données enregistrées à leur nom dans le registre et demander la rectification ou la suppression des données inexactes les concernant.

Toute consultation du registre sera enregistrée et conservée pour une durée de 10 ans. Les données figurant sur le registre seront également conservées pendant une durée de 10 ans après que la date de la perte de la personnalité juridique du redevable d’informations ou de la date à laquelle il aura cessé ses activités.

12. L’Administration de la Trésorerie pourra toutefois sur demande d’un bénéficiaire effectif (ou de son mandataire) limiter l’accès notamment au grand public à tout ou partie des informations le concernant. Le bénéficiaire effectif devra justifier que « cet accès l’exposerait à un risque disproportionné, un risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, extorsion, harcèlement, de violence ou d’intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d’incapacité ». L’Administration de la Trésorerie pourra accorder cette dérogation au cas par cas après « analyse détaillée du caractère exceptionnel des circonstances ».

13. Le non-respect par les sociétés, a(i)sbl ou fondations et plus particulièrement par leurs administrateurs des obligations leur incombant est passible d’amendes pénales ou administratives.

Aspects pratiques

14. Sur la base des textes applicables, les redevables d’information devraient fournir pour la première fois les données relatives aux bénéficiaires effectifs au registre UBO pour le 30 novembre 2018. Toutefois, en pratique, il résulte des informations qui viennent d’être publiées sur le site internet du SPF Finances, que ce délai a été prolongé jusqu’au 31 mars 2019.

Les mesures suivantes doivent d’ici là être entreprises par les redevables d’information :

  1. Etablir des procédures internes afin de faciliter la collecte des informations demandées et la communication des éventuels changements y afférents ;
  2. Identifier les bénéficiaires effectifs et la (les) catégorie(s) à la(aux)quelle(s) ils appartiennent et le cas échéant rassembler  les documents attestant de la véracité des informations communiquées (e.g. copie de la carte d’identité, registre des actionnaires, acte authentique, statuts de la société intermédiaire en cas de bénéficiaire effectif indirect) ;
  3. Désigner le représentant légal ou un mandataire disposant d’une carte E-ID qui sera chargé de fournir pour le compte du redevable d’information les informations listées dans l’arrêté royal via MyMinFin.    Dans l’hypothèse d’un mandat, il pourra s’agir tant d’un mandataire interne au redevable d’information qu’ un mandataire externe (e.g. expert-comptable, conseiller juridique, personne physique ou morale).

Différentes informations sont disponibles sur le site internet du Service Public Fédéral Finances (https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register) et notamment un FAQ (document de questions / réponses).

Des guidelines détaillés sont également en cours de rédaction. Le manuel d’utilisation pour le représentant légal est à présent disponible.

 

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Sandrine Hirsch et Jacques Malherbe

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